E-handel i Trondheim Renholdsverk AS
Trondheim Renholdsverk AS (TRV) innfører e-handel for alle sine avdelinger.
E-handel er et verktøy for å effektivisere og rasjonalisere innkjøpsprosessen og skape lojalitet til inngåtte rammeavtaler.
Trondheim Renholdsverk AS har avtale med Arribatec Norge AS, på deres UBW ERP 7 Sky system (Unit4 ERP).
Løsningen støtter EHF 3.0 for katalog, bestilling og ordrebekreftelser. I tillegg er det mulig for å laste opp kataloger som Excel filer etter egen mal/UNIT katalog mal.
| - | Virksomhetens navn | Organisasjonsnummer (oppført i ELMA=SMP) |
|---|---|---|
| Kjøper (avtaleansvarlig) | Trondheim Renholdsverk AS | 988 964 753 |
| Aksesspunkt | Logic aksesspunkt |
Spørsmål til e-handel: innkjop@trv.no
Kataloger
EHF katalog
Dere oppretter EHF katalog (EHF 3.0) for avtalen og sender denne fra deres aksesspunkt til Logic sitt aksesspunkt i henhold til de fristene i samhandlingsavtalen. Når katalogen er godkjent av vår avtaleforvalter og publisert til bestillerne vil ordrene sendes til dere som EHF via Logic sitt aksesspunkt, eller som e-post der ordren er vedlagt i PDF.
Informasjon om EHF Post-Award G3 (anskaffelser.dev) katalog
- Priser skal være iht. tilbudet og eks mva.
- Bruk produktnavn som gjør produktene lett gjenkjennelige for bestillerne
- Produktbeskrivelse har 350 tegn. Alt over 350 tegn blir slettet i innlesning av katalog.
- Legg inn så mye relevant informasjon som mulig i katalogen, slik at det blir lett for bestillerne å finne rett vare.
- Bildelenke er ønskelig på samtlige varelinjer.
- UNSPSC kode må fylles ut med versjon UNSPSC_version_18.
Ta kontakt dersom dere har behov for at bestillerne legger inn ekstra informasjon via e-formular i ordrene, så oppretter vi dette og sender dere en ID som dere legger inn i katalogen.
Punch out
Ved punch out logger bestiller (Trondheim Renholdsverk AS) seg inn i sitt bestillingssystem og videre inn i leverandørens nettbutikk (punch out system). Bestiller søker etter varer og/eller tjenester i leverandørens nettbutikk og legger disse i en handlekurv. Bestiller tar deretter med seg handlekurven tilbake til bestillingssystemet som sender denne på flyt og til slutt lager og sender ordre til leverandøren.
Der det er hensiktsmessig ønsker Trondheim Renholdsverk AS at det opprettes punch-out for bestilling av varer og tjenester. Dette skal avtales med avtaleansvarlig og e-handelsansvarlig i Trondheim Renholdsverk AS.
- URL, brukernavn og passord sendes til e-handelsansvarlig.
- Det skal avtales hvilket produktsortiments som vises for bestiller i nettbutikken.
- Avtalesortimentet (standardisert sortiment) til Trondheim Renholdsverk AS bør være markert for bestiller, med mulighet for sortering/filtrering.
- Kun godkjente enhetsbetegnelser skal ligge i nettbutikken.
- Det bør være automatisk pålogging (SSO) til leverandøren sin punch-out fra bestillingssystemet.
Alle produkter må ha UNSPSC kode. Bestillingssystemet bruker dette til å lage forslag til kontering.
Det brukes OCI protokoll for å knytter bestillingssystemet sammen med leverandørens nettbutikk. Vi støtter OCI 4.0.
Enhetsbetegnelser
Her finner dere enhetsbetegnelsene (meter, stykk ol.)
| Beskrivelse |
|---|
| Kapsel |
| Brett |
| Bunt |
| Pose |
| Bøtte |
| Kurv |
| Balle |
| Fat |
| Flaske |
| Boks |
| Kanne |
| Centimeter |
| Kasse |
| Kartong |
| Dag |
| Skive |
| Døgn |
| Trommel |
| Stykk |
| Halvplass |
| Helplass |
| Time |
| Halvårlig |
| Glass |
| Kubikkmeter |
| Kilo |
| Kilogram |
| Kvartal |
| LITER |
| Meter |
| Kvadrat |
| Kubikk |
| Minutter |
| Mnd |
| Måned |
| Meter |
| Pakk |
| Pall |
| Plate |
| Pakke |
| Par |
| Rull |
| Rull |
| Sekk |
| Sett |
| Ark |
| Stykk |
| Tertial |
| Timer |
| Tonn |
| Tube |
| Kapsel |
| Brett |
| Bunt |
| Pose |
| Bøtte |
| Kurv |
| Balle |
| Flaske |
| Boks |
| Kanne |
| Kasse |
| Kartong |
| BEGER |
| Skive |
| Trommel |
| Glass |
| Pakke |
| Pall |
| Plate |
| Pakke |
| pant |
| POTTE |
| Rull |
| Sekk |
| Ark |
| Tube |
| Årlig |
Miljømerker
Her finner du miljømerkene. NB: det er kodene dere legger inn i katalogen, ikke beskrivelsen.
Aksesspunkt og fakturakrav
Tilknytning til infrastrukturen for å kunne sende/motta EHF faktura, ordre og kataloger, skjer gjennom aksesspunkter. Dette er aktører som tar imot og videresender fakturaer til riktig mottaker, som et elektronisk postkontor.
En fakturasender og/eller -mottaker kan enten koble seg opp til et eksisterende aksesspunkt, eller selv etablere seg som et eget aksesspunkt.
For oversikt over aktuelle aksesspunkter som håndterer EHF formatet, se www.anskaffelser.no/e-handel/artikler/aksesspunkter
Trondheim Renholdsverk AS bruker Logic sitt aksesspunkt for EHF katalog (3.0),ordre og faktura(3.0).
Faktura til Trondheim Renholdsverk AS:
E-faktura(elektronisk faktura) Trondheim Renholdsverk AS krever at alle leverandører som har rammeavtaler med kommunen sender faktura og kreditnota elektronisk.
EHF faktura er et XML- format som inneholder både obligatoriske felter og anbefalte felter for elektronisk faktura. Det finnes også valgfrie felter som kan benyttes for å gi utfyllende fakturainformasjon. Informasjon om hvordan komme i gang med EHF finner du på http://www.anskaffelser.no/e-handel/faktura, samt detaljert beskrivelse av formatet via en egen implementeringsveileder.
Krav til merking av EHF-faktura
Trondheim Renholdsverk AS ønsker en vedlagt PDF- fil eller TIFF- fil i selve EHF- transen med en referanse mellom transen og filen slik den er beskrevet i standarden for EHF- formatet. Vedlegg i andre formater enn PDF og TIFF blir ikke akseptert. Maks størrelse på vedlegg er 5MB.
Lenke til informasjon om EHF faktura på Trondheim Renholdsverk AS sine nettsider: Kundesenter – Trondheim Renholdsverk